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https://www.fastcompany.com/90579305/3-simple-tips-for-workers-struggling-with-time-management

3 simple tips for workers struggling with time management. A continuously uncertain time has shaken up how we prioritize. Here’s how to get back to basics.

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Son 3 simples consejos para trabajadores que luchan con la administración del tiempo

Un tiempo continuamente incierto ha sacudido la forma en que establecemos prioridades. A continuación, le indicamos cómo volver a lo básico.

Una línea que he escrito en más correos electrónicos este año que todo mi tiempo como emprendedor es esta: "No puedo darte ninguna garantía".

Entre la constante confusión de nuestras responsabilidades, el tiempo se ha vuelto esquivo y se nos escapa entre los dedos. A lo largo del año, ¿Cuántas veces hemos tenido que ajustar nuestros planes, reorganizar reuniones y hacer malabarismos entre el trabajo y la logística del hogar? La respuesta que me viene primero a la mente es: "Mucho más de lo que puedo contar".

Muchos de nosotros seguimos trabajando desde casa y la gestión del tiempo sigue siendo uno de nuestros mayores desafíos. Como líder, entiendo que bajo las circunstancias anormales en las que nos encontramos, puede ser difícil concentrarse en las soluciones de administración del tiempo, debatidas durante mucho tiempo.

Pero dado que estamos experimentando tantos factores estresantes diversos, he descubierto que administrar nuestro tiempo de manera efectiva se ha vuelto más importante. Nuestra capacidad para estructurar nuestros días y darnos una mayor sensación de calma y propósito puede ayudar a que las cosas se sientan un poco más normales. Cuando contamos con las técnicas adecuadas de gestión del tiempo, nuestra capacidad de concentración es más fuerte, lo que nos acerca a nuestras metas.

Aquí hay tres consejos sencillos que nos han ayudado a mi equipo y a mí a maximizar nuestras horas y a sentirnos más capacitados para conquistar nuestras cargas de trabajo.

EXAMINA DÓNDE VA TU ENERGÍA

Mire las áreas que ocupan espacio en su semana; pueden ser distracciones, como una bandeja de entrada de correo electrónico desbordada o un teléfono que siempre está haciendo ping con notificaciones.

Por ejemplo, si las plataformas que usa para comunicarse con sus colegas comienzan a obstaculizar su productividad y concentración, es hora de que considere si son beneficiosas. La sobrecarga digital es una de nuestras mayores pérdidas de tiempo. Lo último que desea durante un momento estresante son fuerzas externas que lo alejan de su trabajo de alto valor.

Anime a su equipo a auditar su sistema de flujo de trabajo. Indíqueles que se pregunten: 

¿Cuánto tiempo dedico a las redes sociales y a responder correos electrónicos? y 
¿Cuánto tiempo estoy empleando en actividades de gran valor?  

A partir de ahí, pídales que piensen en formas en las que pueden eliminar estas distracciones. Puede sugerir la desactivación de las notificaciones telefónicas y la configuración de descansos regulares de sus "vidas digitales", lo que puede ofrecer oportunidades para recuperar el enfoque.

Otro aspecto importante para mantener la concentración es prestar atención a las reservas mentales. Jill Klein, profesora de marketing que enseña el juicio gerencial en Melbourne Business School, sugiere que los trabajadores deben apuntar a alinear su tiempo con las horas de energía óptima, o aquellas durante las cuales son más productivos: “Es mejor asumir actividades importantes en sus momentos de alta energía, cuando está en su apogeo mental, y reserve sus momentos de baja energía para tareas pequeñas y más fáciles, como responder correos electrónicos ".

MANTENGA LAS PESTAÑAS SOBRE LAS TAREAS Y LA DURACIÓN

Tener las herramientas adecuadas en este momento no solo es útil: puede ayudarlo a anticipar los dolores de cabeza relacionados con la administración del tiempo. Marcará la diferencia entre sentir que está realizando las mismas tareas paralizantes una y otra vez y desarrollar un sentido de claridad y productividad.

Aprovechar los datos de una manera más inteligente ayuda a sus empleados a realizar un mejor seguimiento de las tareas y a ahorrar más tiempo. En mi empresa, JotForm, lanzamos recientemente nuestra última herramienta, JotForm Tables, como una forma de combatir la fatiga de los datos. Es un híbrido de hoja de cálculo y base de datos con poderosos formularios en línea y especialmente útil para administrar, rastrear y organizar datos, todo en un solo lugar. Combinar herramientas como estas, además de reducir las distracciones, contribuirá en gran medida a optimizar su jornada laboral.

AGREGUE UN POCO DE HUMANIDAD

Es más difícil realizar un seguimiento del tiempo de las personas mientras se trabaja de forma remota, pero un entorno flexible no solo genera confianza, sino que permite a su equipo hacer su mejor trabajo con las horas limitadas que tienen.

Todos hemos oído hablar de "trucos del tiempo" que suenan milagrosos, pero me gustaría ofrecer una alternativa: la gestión consciente del tiempo. Este tipo de gestión del tiempo es donde no solo fomenta las estrategias correctas, sino que también fomenta una cultura laboral menos estresante, desde el principio. Este concepto se relaciona con los efectos positivos del liderazgo empático, que puede ayudar a los líderes a prevenir la aparición del agotamiento.

Según un informe publicado a principios de este año por la Asociación Estadounidense de Psicología, 7 de cada 10 adultos empleados dicen que el trabajo es una fuente importante de estrés en sus vidas.

Sus planes de administración del tiempo, sin importar cuán cuidadosamente establecidos, pueden ser víctimas de circunstancias inesperadas. Como mencioné, no hay garantías de que los eventos se desarrollen según lo planeado. Pero liderar con empatía permite que todos, sin importar cuánto estén luchando ese día, se presenten y apunten a ser más productivos.

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A line I’ve written in more emails this year than all of my time as an entrepreneur is this: “I can’t give you any guarantees.”

Among the constant shuffle of our responsibilities, time has become elusive, slipping between our fingers. Over the course of the year, how many times have we had to adjust our plans, reorganize meetings, and juggle work with home logistics? The answer that comes first to my mind is, “Way more than I can count.”

Many of us continue to work from home, and time management continues to be one of our biggest challenges. As a leader, I understand that under the abnormal circumstances we find ourselves in, it can be hard to focus on the long-debated solutions of time management.

But since we are experiencing so many diverse stressors, I’ve found effectively managing our time has only gotten more important. Our ability to structure our days and give us a greater sense of calm and purpose can help make things feel a bit more normal. When we have the proper time management techniques in place, our ability to focus is stronger, which brings us close to our goals.

Here are three simple tips, which have helped my team and I maximize our hours and feel more empowered to conquer our workloads.

EXAMINE WHERE YOUR ENERGY IS GOING

Look at the areas taking up room in your week; these can be distractions, such as an overflowing email inbox, or a phone that is always pinging with notifications.

For example, if the platforms you use to communicate with colleagues begin to hinder your productivity and focus, it’s time for you to consider if they are beneficial. Digital overload is one of our biggest time sucks. The last things you want during a stressful time are extraneous forces pulling you away from your high-value work.

Encourage your team to audit their workflow system. Nudge them to ask themselves, “How much time am I dedicating to social media and answering emails?” And “How much time am I using on activities with high value?” From there, ask them to think of ways they can eliminate these distractions. You can suggest disabling phone notifications and setting up regular breaks from their “digital lives,” which can offer opportunities to restore focus.

Another important aspect to maintaining focus is paying attention to mental reserves. Jill Klein, a professor of marketing who teaches managerial judgment for Melbourne Business School, suggests that workers should aim to align their time with optimal-energy hours, or those during which they are the most productive: “It’s best to take on important activities in your high-energy times, when you are at your mental peak, and reserve your low-energy times for small, easier tasks, like responding to emails.”

KEEP TABS ON TASKS AND TIME LENGTHS

Having the right tools right now isn’t just helpful—it can help you anticipate time-management headaches. It will make the difference between feeling like you’re performing the same mind-numbing tasks over and over again, and developing a sense of clarity and productivity.

Harnessing data in a smarter way helps your employees track tasks better and save more time. At my company, JotForm, we’ve recently released our latest tool, JotForm Tables, as a way to combat data fatigue. It’s a spreadsheet-database hybrid with powerful online forms and especially handy for managing, tracking, and organizing data, all in one place. Combining tools such as these, as well as reducing distractions, will go a long way in optimizing your workday.

ADD SOME HUMANITY

It’s harder to keep track of people’s time while working remotely, but a flexible environment not only breeds trust—it empowers your team to do their best work with the limited hours they have.

We’ve all heard of miraculous-sounding “time hacks,” but I’d like to offer an alternative: conscientious time management. This sort of time management is where you not only encourage the right strategies but also foster a less stressful work culture, from the start. This concept ties into the positive effects of empathetic leadership, which can help leaders prevent the onset of burnout.

According to a report released earlier this year by the American Psychological Association, 7 in 10 employed adults say work is a significant source of stress in their lives.

Your time management plans, no matter how carefully laid, can fall victim to unexpected circumstances. As I mentioned, there are no guarantees that events will go according to plan. But leading with empathy allows everyone, no matter how much they are struggling that day, to show up and aim for their most productive selves.

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